La progettazione di una intranet aziendale è un processo cruciale per migliorare la comunicazione interna e ottimizzare i flussi di lavoro. Tuttavia, ci sono errori comuni che possono compromettere il funzionamento generale, come la priorità alla tecnologia piuttosto che agli utenti, la concentrazione di troppe funzionalità, la mancanza di funzioni di ricerca avanzata o la tendenza a trascurare il beta testing.
Ma analizziamone 3, i più importanti per una corretta gestione di una intranet.
1. Organizzare l'intranet con la lente dell'organigramma (e non dell'utente)
Un errore comune nella progettazione di un'intranet aziendale è strutturare le informazioni seguendo esclusivamente una logica corporate, cioè basandosi su una visione a volte troppo schematica o dettagliata.
E sebbene questa impostazione può apparire adeguata da un punto di vista organizzativo, ignora completamente le esigenze e le dinamiche di ricerca dell'utente finale: il dipendente.
Il punto centrale è la necessità di un approccio che metta al centro proprio l'utente nella gestione dell’intranet. L’obiettivo è semplificare l’accesso alle informazioni, raggruppando contenuti che rispondano alle esigenze, indipendentemente da quale ente li gestisca.
Infatti, spesso le informazioni sono frammentate in più pagine, organizzate secondo la struttura interna degli enti piuttosto che secondo le reali necessità. Ma per il dipendente non è rilevante chi abbia prodotto una determinata informazione, chi organizza un test drive, piuttosto che chi gestisce un beneficio aziendale, ecc. È interessato a cosa quell'informazione riguardi e al poter accedere rapidamente alle opportunità disponibili.
Una diversa attenzione tra la logica organizzativa interna e le necessità informative porta inevitabilmente a frustrazione, perdita di tempo, e nel peggiore dei casi alla mancata fruizione di dati importanti.
Alla luce di questo risulta fondamentale identificare le reali esigenze per raggruppare i contenuti. Naturalmente, questo non solo migliora l’usabilità, ma favorisce anche un coinvolgimento più attivo e positivo.
2. Perdersi nel labirinto: quando la struttura intranet diventa un ostacolo
Un altro errore è creare un'architettura informativa iper-dettagliata e inutilmente complessa. Infatti, spesso, nel tentativo di essere esaustivi e di prevedere ogni possibile esigenza, si finisce per generare una miriade di sottosezioni, menu a cascata e categorie oscure. Il risultato è un ambiente digitale labirintico, dove anche l'informazione più semplice diventa difficile da reperire.
Il risultato? Una drastica riduzione dell'usabilità e dell'efficienza dell'intranet, che invece di essere uno strumento di supporto e di facile accesso, si trasforma in fonte di stress e perdita di tempo.
In questo scenario si fa spesso affidamento sulla "panacea" del motore di ricerca interno, ma che deve essere abbastanza efficiente, anche perché gli utenti, soprattutto quando devono agire in poco tempo, preferiscono navigare intuitivamente piuttosto che affidarsi a continue ricerche per parole chiave che a volte non generano riscontri precisi.
3. L'obbligo di consultazione forzata: quando l'intranet diventa un bollettino
Infine, segnaliamo l’intramontabile desiderio che i dipendenti si connettano quotidianamente per assorbire comunicazioni corporate e messaggi istituzionali. Ciò rischia di trasformare l'intranet in un semplice bollettino ufficiale.
L'origine di questo sta nel sottovalutare la necessità di offrire un valore intrinseco. Pretendere che un dipendente visiti l'intranet ogni giorno, unicamente per "essere aggiornato" sulle news corporate, spesso percepite come distanti dalle proprie attività, è un'aspettativa non realistica. Anche perché in un contesto di sovraccarico informativo, le persone tendono a filtrare ciò che ritengono non essenziale o non direttamente collegato ai propri bisogni e interessi immediati.
Quindi? Per trasformare l'intranet in un punto di riferimento realmente efficace, bisogna adottare una strategia di "attrazione" basata sull'offerta di contenuti e strumenti che abbiano un impatto diretto e positivo sulla vita lavorativa.
Pensiamo, ad esempio, alla condivisione di storie di successo di colleghi, capaci di ispirare e creare un senso di appartenenza; alla facile accessibilità alle informazioni sui benefit aziendali, che rappresentano un tangibile vantaggio per il dipendente; e alla promozione di eventi interni e iniziative di team building, che favoriscono l'engagement e la socializzazione.
Offrire questi "magneti" di contenuto e funzionalità trasforma l'intranet da un semplice canale di comunicazione top-down a una piattaforma di servizi e di valore aggiunto. In questo modo, la consultazione delle informazioni non sarà più percepita come un obbligo, ma come una naturale conseguenza della presenza di contenuti utili e interessanti.
Tiriamo le somme: un ecosistema digitale che risponde concretamente alle esigenze dei dipendenti permette di incrementare l'engagement e, di riflesso, anche la consapevolezza e una puntuale comprensione delle informazioni aziendali.
La scrittura è il suo primo e più importante amore. Infatti, non è un’eccezione che si ritrovi a scrivere anche nei momenti di pausa e nelle giornate di riposo. Appassionata di teatro e musica rock, preferisce le passeggiate in solitaria nella natura alle feste rumorose.
